商談録画の許可取得・通知パターンを徹底解説

営業の振り返りを行うために、商談の現場を録画したいと考えている企業は多いでしょう。
効果的な商談の振り返りができれば、営業活動での成約率を高めることができます。

オンライン商談が一般的になってきた昨今では、実商談よりも録画しやすい環境が整えられていますが、お客様にどう了承を得るのか悩ましいケースも多いようです。

そこで本記事では、商談録画にどのような選択肢があるのか、全体像を明らかにし、それぞれの録画方法について整理しました。
自社のポリシーを踏まえながら、本記事を参考に最適な録画方法を選択してください。

商談録画の選択肢は多様

オンラインでの商談を録画するには、以下の図のように、多様な選択肢が考えられます。

商談録画の選択肢は、まず大きく「録画開始前に許可を得る方法」「録画開始前に許可を得ない方法」の2パターンに分けられます。録画開始前に許可を得ない方法はさらに、通知はする方法と、通知もしない方法に細分化できます。

録画開始前に、適切な言葉や手段で先方に許可を得ると、相手の心情を損ねるリスクを最もおさえることができます。許可を得るには、システムで仕組みを整えたり、許可の得方をメンバーに周知したりなどの、少しのハードルがありますが、後述する内容を参照して頂くと、そう難しいことではありませんし、我々は最もお勧めしています。

一方で、先方に許可を得ない方法は、上記のハードルがより低いメリットがある一方、状況を読み間違えると相手の心情を損ね、成約率の低下にもつながる恐れがあるため、注意が必要です。通知の仕方を工夫するとそうした心情を損ねるリスクを和らげることは可能ですし、状況によっては元々の心情を損ねるリスクが低い場合もあります。そして通知をしないという選択肢も残されています。

以下ではそれぞれの選択肢について、具体的に記述していきます。

録画開始前に許可を得る方法

録画開始前に相手に許可を得る方法は、主に次の3つが考えられます。

①事前アンケートで許可を得る
1つ目の方法は、相手に事前アンケートに回答してもらい、その中で録画の許可を得る方法です。

最近広く使われるようになったスケジュール調整アプリの中には、日程調整の段階でアンケートを設定できるものがあります。
事前アンケートの段階で、あらかじめ商談録画について許可を得ておけば、当日改めて許可を得る必要はありません。

なお、アンケートの中で商談録画の可否を尋ねる際は、「応対品質向上のために会議内容を録画させていただきます」など一方的に録画の許可を得る方法と、相手との共有を目的とした方法があります。相手にメリットがある関係上、後者の方が録画の承諾を得やすくなります。
例えば弊社ではウェブからのご案内申込みのカレンダーでは、以下の設問を設置しています。

②会議入室時に相手の意向を聞く
2つ目に、会議入室時に録画についての選択肢を相手に提示する方法があります。

例えば、ZoomやGoogle Meet等の会議室に入室する前に、録画についての可否を尋ねる選択肢が表示されるページを差しはさみ、選択した後に会議室に転送する無料サービスもあります。

https://co-growth.jp/pre-connect/

③会議冒頭で口頭により確認する
3つ目は、会議冒頭で直接相手に録画して良いかを確認する方法です。

あらかじめアプリなどでアンケートや選択肢を設定する必要がないため、誰に対してでも簡単に実践可能です。

そしてこの方法はさらに、自社のために一方的に許可を得る場合と、双方の情報共有のために許可を得る場合とがあります。前者は「応対品質の向上と振り返りの為、録画させて頂いても良いでしょうか」と聞くのが典型で、後者は「宜しければこの会議の内容を録画させて頂き、後でお送りさせて頂ければと思いますが、録画させて頂くことで良いでしょうか。」などと聞きます。

前者であっても、目の前の方から伺いを立てられると、許可をする場合の方が多く、データでも上述の②の選択肢よりも許可を得らえる可能性が高くなっています(②が約5割に対して、7割)。また直接向かい合って伺いを建てられているので、心情を損ねることは殆どありません。
後者ですと、お客様にもメリットがあるので、かなりの高確率で許可を得らえるのと(8割～9割)、更にその動画を社内検討に役立ててもらえるので、成約率の少しの向上と、社内の別の方に再度説明する手間の削減にもつながるのでお勧めです。

共有は以下の様にZoomやGoogle Meetに備わっている機能を使うと簡単に行えます。
Zoomでの共有方法のリンク
Teamsでの共有方法のリンク
Google Meetでの共有方法のリンク

なおこの方法のデメリットは、許可を得るまでの冒頭の関係性構築などのやり取りが収録できなかったり、営業メンバーが録画に後ろ向きであるとなかなか録画されなかったりもします。前者については、後述の通知しない録画方法と組み合わせて、許可を得るまでの記録もしていて、許可を得られなかった場合はそちらは破棄する方法をとったりする例もあります。後者については、リーダーが録画をする意義とルールの徹底を、特に録画する取り組みの初期は繰り返し伝えるなどで対処します。

録画開始前に許可を得ないが、通知はする場合

次に、録画開始前に相手から許可を得ないものの、通知だけはする場合について見ていきます。

通知をする場合は、通知のタイミングにより、「選択肢があることを明示する場合」と、「選択肢があることは明示しない場合」の2パターンに分けられます。

④選択肢があることを明示する場合
録画していることを通知する際に選択肢を明示するには、2つの方法が考えられます。
1つには、Zoomなどに備わっている録画開始時の文面をカスタマイズし、相手に通知する方法です。

Zoomで録画開始時の文面をカスタマイズする方法へのリンク

2つには、担当者がWeb会議ツールのチャット欄で相手に断りを入れます。予め定型文を用意しておくなどすると良いでしょう。

録画開始時の文面をカスタマイズする場合も、チャットでメッセージを送る場合も、文面は共通しており、
例えば、「商談品質の向上のために録画をさせていただきます。もし録画を希望しない場合は、担当者にお申し付けください」などが代表的です。

⑤選択肢があることは明示しない場合
続いて、録画していることを通知はしつつも、相手に選択肢があると明示しない方法です。

ZoomやTeams、Google Meetに備わっている機能で録画する時は、録画をする際には相手に通知が行くようになっているので、録画開始前に断りを入れなかったり、上述の①の方法で選択肢を明示しない場合は、必然的にこの選択肢をとっていることになります。

この方法は録画の通知がやや一方的なため、相手が心象を損ねる恐れもあるため、注意したいところです。

「会議の内容を、今後のお客様への提供サービスに活かすため、記録するようにしていますので、ご了承ください」などの文面が、お客様から見ても自然に受けいられるような状況では、心象を損ねない場合もあり、自社のケースではどうかをよく検討すると良いと思います。

⑥録画開始前に許可を得ておらず、通知もしないが、録画していることが相手にわかる状態
上図の「グレーゾーン」としてある部分は、録画開始前に許可を得ておらず、通知もしませんが、相手に録画・録音中と分かる状態を指します。

例えば、ボットが会議に参加し、それが相手にも見えている場合、許可を求められたり通知を受けていなくても、相手には録画・録音中だと分かります。
こうした状態は通知はしていないが結果的に相手に録画・録音が分かる状態をつくりだしているため、グレーゾーンとしています。

グレーゾーンでは⑤以上に相手の心象を損ねることがあるため、チャットなどでしっかりと通知もして、④か⑤にした方が良いと考えます。

録画開始前に許可を得ておらず、通知もしない場合

最後に、録画開始前に許可を得ておらず、相手に通知もしない場合を考えてみましょう。

⑦会議参加PCで画面録画する
1つ目は、会議参加PCで画面録画する方法です。
Zoom等のWeb会議ツールの録画機能ではなく、画面キャプチャソフトを使って会議を録画する場合、こちらからあえて通知をしなければ、相手には録画していることがわかりません。

https://co-growth.jp/reflectle/system/#function

⑧会議参加PCの外から録画・録音する
もう1つは、会議参加PCの外から録画・録音する方法です。
会議しているPCとは別のスマホやレコーダーを用いて、外部から会議内容を記録する方法が考えられます。

録画の通知をしないことは問題にならないのか

商談相手に録画の通知をしないことは、法律的・倫理的に問題になるのでしょうか。それぞれの面から検討していきます。

まず法律面について弁護士に見解を伺うと、法律上は問題ない、違法ではないと考えられるとの答えが返ってきました。
※ 絶対的な正解は無く、一法律家の見解であることをご了承ください。

理由は、現在、日本には通知や断りのない録画・録音を直接禁じている法律は存在しないためです。
場合によっては個人情報保護法やプライバシー侵害に抵触する可能性はありますが、商談というやりとりの性質上、これも該当するケースは少ないと考えられます。

以下は詳細をまとめた記述です。

一方で、相手に知らせることない録画・録音は、公言は憚られると多くの人が感じることであり、倫理上の懸念を抱えていると言えるでしょう。
自社で本当にどの選択肢をとるべきかを良く議論し、可能であれば①～⑤の選択肢の中で決められることが理想かと思います。

録画の手段は3つ考えられるが、会議システムに備わっている機能の活用が品質的にベスト

録画の手段は、図の右側に記載している通り、「会議システムに備わっている録画機能を使う」方法と、「ボットを会議に参加させて録画する」方法、そして「画面録画をする」方法の3つがあります。「会議システムに備わっている録画機能を使う」方法が、画面共有なども奇麗に記録しやすく、⑦と⑧の選択肢以外は、全てカバーできる(④も設定さえすればOK)のでお勧めです。

オンライン商談だけでなく、対面での商談を録画する事例も増えている

本記事は主にオンライン商談の録画に焦点を当てて書きましたが、オンライン商談ではなく、対面での商談を録画する事例も増えています。どのようにそれを行っているのか、また別の記事で紹介する機会を作りたいと思っています。

リフレクトルなら商談録画から活用までスムーズ

動画をどこに保存して、どう活用するかを検討されている事業者も多いかと思います。その際には「リフレクトル」を活用してみてはいかがでしょうか。

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ZOOM/Teams/Google Meetで記録した動画をシステム連携で自動的/簡単にリフレクトルに取り込める機能や、独自の画面録画機能などを備えているため、今回ご紹介した幅広い選択肢に対応しています。

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