コロナウイルスの影響から、リモートワークを新たに始める/始めた企業様も多いと察しています。Co-Growth社ではこれまでもリモートワーク中心のメンバーが活躍しており、高い生産性をリモートワークで実現できるよう、規定や運用法、ツールを整えてきました。
この記事ではその内容を公開することで、一つの生の/具体的な事例として、リモートワークの環境整備に取り組んでいる企業の参考材料にしていければと思っています。
Co-Growth社のリモートワーク・ポリシー＆プレイブック
大きなポイントとして、Co-Growth社のリモートワークには、2つのスタイルがあります。各位に適したスタイルを、当該者とCo-Growthが協議のうえで決めるようにしています。
稼働時間記録は、自由な時間を個人が選択して稼働することが可能ですが、一方で高い自律力が求められ、長時間集中が続きにくかったり、コミュニケーション量が低下しやすい面もあります。情報を共有する、お互いがコミュニケーションをとるインフラを整えることが必須であると考えます。
Zoomを利用したバーチャルオフィス出社型は、稼働する時間はある程度規定する必要がありますが、お互いの顔が見えながら仕事できることは心理的距離感を縮まりますし、自律だけでなく、お互いの存在が背中を押してくれたり(我々は共律と呼んでいます)、協働の生産性を高めることが出来ます。
また、これら両方を併せたハイブリット型の推進も行っております。1日のうち5時間をバーチャル出社し、残り3時間を稼働時間記録することで、時間の使い方を有効活用できる上に、お子様の小さい主婦の方もフルタイムで働きやすい環境作りの推進にも繋がります。
以上を踏まえ、どちらのスタイルについても大切にしている下記3つのポイントを紹介します。
本人がマネジメントする
リモートワークの環境下では、個人個人の環境作りが大事になり、会社で皆と就業する以上に「自律性」の確率が必要となります。誰かがマネジメントするのではなく、個人・本人がマネジメントする仕組みを作ることが、リモートワーカーを管理する上で必要不可欠な事項となってきます。
バーチャルオフィス出社型は、お互いの存在が自律だけに頼らなくても良い後押しを与えてくれますが、それでも自律力のあることが前提です。
Co-Growth社では、一日の行動計画を稼働カレンダーに書き込み、後述の稼働時の挨拶と共にSlackにて共有するようにしています。離れていても仕事を可視化することで、部内の進捗の管理も容易になります。
クラウドのツールを整える
時間管理について、先述の稼働時間記録型では、人が人をマネジメントしなくて良いよう、として、Worksnapsというタイムカードアプリを使用しております。仕事を開始・再開する際にタイマーを回し、離席時や終了時にタイマーを止めるなどすることで、リモートワーカーの任意で仕事を開始・休止・終了出来ます。
バーチャルオフィス出社型では、コアタイムにZoomでつなぐようにしています。オフィスワーカーや他のリモートワーカーと接続した「バーチャルオフィス」は、気軽に話しかけることも可能に。会議時だけでなく、その他の作業時間も接続することで、オフィスの空気感までも共有することが出来ます。
社内の連絡には、Slackを使用。メールに比べて短文で気軽に連絡し合う事ができるので、協働性も高まります。稼働中はSlackの音声通話もいつでもかけていいルールを設けています。また、Direct Messageは原則禁止で、誰もが見られるチャンネルで、宛先を＠で指名して連絡する運用をしています。こうすることで、オフィスで誰かが誰かに話しかけているのが耳に入る/目に入ることで、社内の動きを感じられるのと同様に、誰がどのような動きをしているのかが分かる風通しのよさ、一体感が生まれています。
他にJootoというプロジェクト管理ツールを使ってタスクを共有したり、HubspotというMA/CRMツールを使ってお客様とのコミュニケーションを共有するなどしています。
稼働時の挨拶
リモートワークを導入するに当たり、システムだけでなくマインドを同じくすることが大きな課題となります。リモートワーカーの環境は個別空間になるので、やはり孤独に感じることもあるかもしれません。
挨拶は、出社しているときと基本的に同様であることを意識し、稼働する際はSlackで一言声を掛け合うようにすることで、一日の仕事を気持ちよく始めることが出来ます。また、この稼働開始の挨拶のみのチャンネル「#remote_working」を作成することで、業務上の連絡に支障なくチャットを送ることが出来ます。
コロナウイルスの影響から、いきなりリモートワークを始めることになり、不安に思う方も多いとは思いますが、Co-Growth社で実践しているリモートワーキングポリシー＆プレイブックを是非参考にしてみてください。